Jak przygotować skuteczną ofertę handlową?

Dostałeś zapytanie ofertowe

Wyobraź sobie: w Twojej skrzynce ląduje email z tematem „Zapytanie ofertowe”. Otwierasz go, widząc listę 20 produktów, w tym sporo drogich, a jednocześnie dostępnych u Twoich dostawców. Zapowiada się dobry zarobek! Podekscytowany zabierasz się do pracy – przeszukujesz katalogi, sprawdzasz ceny, dostępność. Jednak nie wszystko jest tak proste, jak się wydaje. Produkty trzeba znaleźć w różnych miejscach, przeliczyć koszty dostawy. A czas mija. W końcu masz gotowy dokument. Wysyłasz ofertę do klienta i czekasz. Cisza. Zastanawiasz się, czy wszystko poszło zgodnie z planem. Czy klient otworzył ofertę? Czy trafiłeś w jego potrzeby? Może powinieneś zadzwonić lub wysłać kolejnego maila? Ale kiedy?

Czasem udaje się dopiąć transakcję i zarobić. Innym razem nie. Wtedy pojawia się pytanie: co można było zrobić lepiej? Jak zwiększyć skuteczność oferty handlowej?

Jeśli te dylematy są Ci bliskie, czytaj dalej. W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na to, jak przygotować skuteczną ofertę sprzedażową.

Zrozumienie potrzeb klienta i wybór produktów – klucz do sukcesu

Zanim zabierzesz się za ofertę, musisz w pełni zrozumieć, czego szuka Twój klient. Oczywiście najważniejsze są odpowiednie produkty. Czasami będzie to konkretna lista, a czasami jedynie ogólny opis. Masz wątpliwości? Możesz zapytać – ale równie skuteczne może być po prostu zaproponowanie kilku alternatyw. Tylko nie przesadzaj – dwie lub trzy opcje są optymalne. Dlaczego? Psychologia podpowiada, że zbyt duży wybór prowadzi do tzw. zmęczenia decyzyjnego. Klient może poczuć się przytłoczony nadmiarem opcji i zamiast podjąć decyzję, odłoży ją na później.

A czas jest kluczowy. Im szybciej odpowiesz na zapytanie ofertowe, tym większe masz szanse na sukces. Klienci zazwyczaj chcą rozwiązać swoje problemy jak najszybciej. Jeśli Twoja oferta trafi na ich biurko, zanim zrobi to konkurencja, zyskasz przewagę. To nie tylko kwestia szybkości, ale również psychologii – efekt wspierania decyzji działa na Twoją korzyść. Jeśli klient przywiąże się do Twojej oferty, będzie mu trudniej z niej zrezygnować, nawet jeśli dostanie później inną ofertę, która na papierze będzie bardziej atrakcyjna!

Aby przyspieszyć proces ofertowania, korzystaj z narzędzi i źródeł, które ułatwiają i przyspieszają pracę. Platformy dostawców to oczywisty wybór, ale nie bój się zaglądać również na strony konkurencji, jeśli możesz tam znaleźć potrzebne produkty. Najlepiej, jeśli masz dostęp do dostawcy oferującego szeroki asortyment i intuicyjny system wyszukiwania. To pozwoli Ci szybko znaleźć potrzebne produkty i zrealizować zamówienie w jednym miejscu. Sprawa jest prosta. Masz wielu dostawców? To większe koszty wysyłki, problem z minimum logistycznym i mniejszy zysk. Zamawiasz wszystko z jednego źródła? Prosta i tania logistyka, większy zysk!

Produkty wybrane? Okej, najtrudniejsza część za Tobą! Ale to nie koniec. Zastanów się, co jeszcze jest ważne dla Twojego klienta:

• Jak ważna jest cena? Jaki rabat powinieneś zaproponować, aby być skutecznym?

• Czy ważna jest jakość produktów? Czy lepiej zaoferować znaną markę premium, która posłuży dłużej, czy tańszy zamiennik?

• Jak ważny jest czas dostawy? Czy zapytanie jest pilne?

• Czy klient zwróci uwagę na usługi dodatkowe, np. szkolenia z obsługi?

Nie wrzucaj każdego potencjalnego klienta do jednego worka. Przykładowo, choć cena zawsze ma znaczenie, to dla dużych firm z zagranicznym kapitałem może nie być najważniejsza. W ich przypadku większą rolę odegra Twój profesjonalizm oraz renoma oferowanych marek. Pomyśl, kim jest Twój klient, i dopasuj się do jego oczekiwań.

Zadbaj o odpowiednią prezentację oferty

Estetyka ma znaczenie – i to ogromne. Tak jak i pierwsze wrażenie. Dlatego stworzenie atrakcyjnego wizualnie szablonu oferty to podstawa. Co powinno się w nim znaleźć? Twoje logo, firmowe kolory, które budują tożsamość marki. Takie detale sprawiają, że Twoja firma wygląda profesjonalnie i zostaje o wiele łatwiej zapamiętana.

Co jeszcze? Zdjęcia produktów. Nie tylko sprawiają, że oferta jest przyjemniejsza dla oka, ale również ułatwiają przeglądanie. Jeśli Twoja oferta będzie jedynie ścianą tekstu, możesz być pewien, że stracisz uwagę odbiorcy. A przecież tego nie chcesz. Wczuj się w klienta - co ułatwi mu jego pracę i podjęcie decyzji?

Pamiętaj także o wyróżnianiu kluczowych parametrów produktów – to szczególnie ważne, jeśli klient zamawia różne warianty tego samego produktu. Dzięki temu łatwiej będzie mu porównać opcje. Przykładowo, klient zamawia różne rozmiary tego samego produktu? Umieść ten parametr w osobnej kolumnie.

Wyróżnij swoje mocne strony. Jeśli oferujesz świetne ceny, pokaż to! Wyróżnij rabaty, oszczędności, darmową wysyłkę czy inne dodatkowe korzyści. Działasz na rynku od lat i cieszysz się dużą renomą? Nie wstydź się o tym powiedzieć. Każdy taki element powinien być podkreślony – i to dosłownie.

Jasno określ warunki oferty

Nikt nie lubi niespodzianek, szczególnie tych nieprzyjemnych. Dlatego w Twojej ofercie nie może zabraknąć żadnych istotnych informacji. Jasno określ koszty, terminy dostawy, warunki płatności. Czy klient płaci z góry na podstawie faktury proforma, czy może skorzystać z odroczonej płatności? Nie zapomnij dodać numeru zapytania ofertowego, na które odpowiadasz – to ułatwi komunikację.

Pamiętaj, transparentność to podstawa budowania zaufania. Klient, który poczuje się oszukany, raczej nie wróci do Ciebie po kolejne zamówienie. A przecież chodzi Ci o budowanie długotrwałych relacji, a nie jednorazowy zysk.

Pamiętaj także, aby każda oferta miała datę ważności. Dobrze ustalony “termin ważności” ma dwojakie korzyści: zabezpiecza Cię przed wahaniami cen dostawców i jednocześnie tworzy w kliencie poczucie pilności – coś, co jest dostępne tylko przez określony czas, zyskuje na wartości. Psychologia nazywa to  to efektem niedoboru lub zasadą niedostępności. Wykorzystaj ją!

Ostatnim kluczowym elementem jest umieszczenie wyraźnego "Call To Action" – czyli wezwania do podjęcia konkretnej akcji przez klienta. Jeśli wysłałeś ofertę mailowo, możesz poprosić odbiorcę o konkretną odpowiedź, np.

Jeśli są Państwo zainteresowani i akceptują ofertę, proszę o odpowiedź wiadomością zwrotną z treścią 'TAK', a my natychmiast przystąpimy do realizacji zamówienia.

Jaki wybrać format oferty i jak ją wysłać?

Najczęściej spotykane formaty ofert to Word lub PowerPoint. Raczej je odrzuć, ponieważ nie każdy używa oprogramowania Office, a nawet jeśli je posiada, to i tak nie jesteś w stanie zagwarantować, że oferta otworzy się poprawnie i będzie wyglądać dokładnie tak jak u Ciebie. Format PDF będzie lepszą opcją, bo masz pewność, że będzie wyglądał identycznie.

Warto jednak rozważyć bardziej zaawansowane rozwiązania. Istnieją dedykowane aplikacje do tworzenia i zarządzania ofertami. Twoja oferta będzie w formie linku, który otworzysz w dowolnej przeglądarce. Dlaczego warto z nich skorzystać? Jest kilka powodów.  Nie zawsze osoba, do której wyślesz ofertę, jest decyzyjna. Korzystanie z oprogramowania umożliwia łatwe udostępnienie oferty innym osobom, co może przyspieszyć proces decyzyjny. Wystarczy przesłać link dalej. Kiedy w końcu trafi ona do osoby decyzyjnej - wystarczy jedno kliknięcie, a Ty natychmiast dostaniesz powiadomienie o akceptacji. Czasami jednak będziesz musiał zaktualizować ofertę. Dedykowane oprogramowanie również tutaj pokaże swoją przewagę i prostotę – klient zawsze będzie miał dostęp do najnowszej wersji pod tym samym linkiem, bez generowania chaosu z dziesiątkami różnych wersji plików.

Aplikacje do tworzenia ofert mają jeszcze wiele innych funkcji, które są bardzo przydatne i dadzą Ci ogromną przewagę nad konkurencją. Jeśli jesteś ciekawy, czytaj dalej!

Co zrobić po wysłaniu oferty? Automatyzacja sprzedaży

Nie wystarczy wysłać ofertę i czekać. To jak wygląda Twoja dalsza komunikacja z klientem jest niezwykle istotne. Nie pozwól, aby temat się rozmył. Przygotuj zawczasu strategię komunikacji i wiadomości przypominających, tzw. follow-upów. Jak często będziesz się odzywał z przypomnieniem? Czy napiszesz maila czy zadzwonisz? Czy masz kontakt do osoby decyzyjnej lub możesz go zdobyć?

W przypadku gdy masz wiele zapytań, i przygotowujesz wiele ofert (nasze gratulacje!), śledzenie szczegółowo każdej z nich będzie dużym wyzwaniem. To czas na automatyzację sprzedaży. Skorzystaj z dedykowanego oprogramowania, takiego jak Sellizer, aby zautomatyzować obsługę klienta i Twoich ofert. Jak to działa? Po pierwsze, dostaniesz powiadomienia w momencie gdy klient otworzy Twoją ofertę. Dzięki temu zawsze jesteś na bieżąco i możesz odpowiednio reagować. Klient właśnie zapoznał się z ofertą i ma ją świeżo w głowie? To idealny moment, aby zadzwonić i spróbować dopiąć temat. Klient potrzebuje więcej czasu? Nie ma problemu, możesz ustawić wiadomości przypominające, które wyślą się automatycznie w określonym terminie i podtrzymają zainteresowanie klienta.

Co zrobić, by dodatkowo zwiększyć sprzedaż?

Dobra oferta, odpowiadająca na potrzeby klienta, to podstawa, ale istnieją dodatkowe techniki, które mogą pomóc w zwiększeniu przychodów.

Zastanów się nad możliwością cross-sellingu. Czego Twój klient mógłby jeszcze potrzebować? Sprawdź jego branżę i porównaj z zapytaniem. Możesz mu zaoferować sporo więcej? Wyślij mu to w formie dedykowanego katalogu produktów, lub dodatkowej oferty. 

Dobrą opcją będzie też upselling. Masz droższy, ale lepszy produkt, który sprzedasz z większą marżą? Zaproponuj go.

Pierwsza oferta może być początkiem długoterminowej i owocnej współpracy. Zachęć klienta do złożenia kolejnych zamówień, np. oferując zniżki po rejestracji w Twoim sklepie internetowym. Rabat może być symboliczny - kilka procent. Zwróci się z nawiązką, gdy klient zrobi kolejne zakupy.

Podsumowanie

Skuteczna oferta handlowa to klucz do sukcesu w sprzedaży. Aby ją przygotować, musisz przede wszystkim zrozumieć potrzeby klienta, szybko odpowiedzieć na jego zapytanie i zadbać o profesjonalną prezentację. Ważne są szczegóły: odpowiednie zdjęcia, wyraźnie zaznaczone rabaty i korzystne warunki handlowe. Nie zapominaj o przejrzystych zasadach oferty oraz automatyzacji procesów, która ułatwi zarządzanie i kontakt z klientem. Dobrze przygotowana oferta to pierwszy krok do budowania długotrwałych relacji, a dodatkowe techniki, takie jak cross-selling czy upselling, mogą pomóc zwiększyć przychody i rozwijać firmę.